23 prompts de ChatGPT para organizadores de eventos, bodas y catering (listos para copiar)
Propuestas, cronogramas, proveedores, clientes y redes: prompts exactos para planners, organizadores y caterings
Esta guía no es teoría: son 23 tareas reales de un negocio de bodas, eventos y catering, cada una con la herramienta recomendada y el prompt exacto entre comillas «así». Copia, sustituye lo que va entre [corchetes] y listo.
Las herramientas que usamos son gratuitas o tienen plan gratuito suficiente: ChatGPT, Claude, Canva, Google (Docs, Hojas, Calendar, Gmail) y WhatsApp Business. No necesitas pagar nada para empezar.
Propuestas y presupuestos
Propuesta de boda tras la primera llamada
Herramienta: ChatGPT o Claude. Convierte tus notas de la llamada en una propuesta limpia y con tu tono. Anota solo lo esencial, sin nombres completos ni datos de contacto.
Eres wedding planner en [ciudad]. Con estas notas, redacta una propuesta de servicios de 1 página con: resumen de lo que busca la pareja, nuestra propuesta de enfoque, servicios incluidos, siguientes pasos y plazo para decidir. Tono cálido y profesional. Notas: [pega notas sin datos personales]
Ahorro estimado: 30-45 min por propuesta.
Presupuesto en tres niveles
Herramienta: ChatGPT o Claude + Hojas de cálculo de Google. Ofrecer tres opciones facilita la decisión y suele llevar al paquete intermedio.
Crea tres paquetes (Esencial, Completo, Premium) para una boda de [nº] invitados con presupuesto aproximado de [rango]. Para cada uno, lista de servicios incluidos, qué no incluye y precio orientativo en tabla. Presenta las diferencias de forma clara y sin tecnicismos
Ajusta los precios con tus costes reales.
Ahorro estimado: 40 min por presupuesto.
🔒 Respuesta a una primera consulta — en la guía PDF
🔒 Propuesta de menú por tipo de evento — en la guía PDF
🔒 Presupuesto para evento corporativo — en la guía PDF
Cronogramas y logística
Cronograma del día de la boda
Herramienta: ChatGPT o Claude + Google Docs. Un buen cronograma evita sorpresas.
Crea el cronograma minuto a minuto de una boda civil con banquete en [lugar]: ceremonia a las [hora], cóctel, banquete, corte de tarta y baile hasta las [hora]. Incluye preparativos, desplazamientos, entrada de proveedores, fotos y margen de 10 min entre bloques. Formato tabla con columnas: hora, qué ocurre, quién responsable
Adáptalo a tu caso real.
Ahorro estimado: 1 hora.
Plan B por lluvia o imprevisto
Herramienta: ChatGPT o Claude. Piensa en lo que sale mal antes de que ocurra.
Soy organizadora de una boda al aire libre en [ciudad] en [mes]. Lista los 10 imprevistos más probables (lluvia, calor, retraso del catering, corte de luz, invitado que se retrasa...) y, para cada uno, una acción preventiva, un plan B y quién debe actuar. Formato tabla, frases cortas
Imprímelo y llévalo en la carpeta del evento.
Consejo: compártelo con proveedores clave.
🔒 Cuenta atrás de tareas para la pareja — en la guía PDF
🔒 Hoja de producción de montaje y desmontaje — en la guía PDF
Llévate las 23 tareas en PDF
Con todos los prompts listos para copiar y un atajo nuevo cada martes en tu correo.
Proveedores
Solicitud de presupuesto a proveedores
Herramienta: Gmail + ChatGPT/Claude. Un email claro y completo recibe respuestas más rápidas y comparables.
Redacta un email a [florista/DJ/fotógrafo/sala] pidiendo presupuesto para un evento el [fecha] en [localidad], con [nº] asistentes. Pregunta por: disponibilidad, qué incluye, extras, forma de pago, política de cancelación y plazo de respuesta. Pide el desglose en un PDF. Tono cordial, máximo 120 palabras
Envíalo a 3 proveedores a la vez.
Ahorro estimado: 10 min por proveedor.
🔒 Comparador de presupuestos — en la guía PDF
🔒 Briefing para proveedores del día del evento — en la guía PDF
🔒 Lista de cláusulas a revisar en un contrato — en la guía PDF
Comunicación con clientes
Respuestas rápidas en WhatsApp Business
Herramienta: Claude/ChatGPT + WhatsApp Business (respuestas rápidas). Convierte tus preguntas más repetidas en atajos.
Redacta 8 respuestas cortas y amables para WhatsApp a las preguntas más habituales de clientes de bodas: precios, disponibilidad de fecha, qué incluye el servicio, reserva y señal, visitas, cambios de última hora, formas de pago y plazos. Máximo 40 palabras cada una, tono cercano, sin emojis excesivos
Guárdalas en WhatsApp Business (Herramientas para la empresa > Respuestas rápidas) con atajos como /precios o /fecha.
Ahorro estimado: 3-5 h al mes.
🔒 Recordatorio de pago amable — en la guía PDF
🔒 Resumen de reunión con los novios o el cliente — en la guía PDF
🔒 Gestión de una queja o imprevisto — en la guía PDF
🔒 Email post-evento con petición de reseña — en la guía PDF
Portfolio, web y redes
Texto de caso para tu portfolio
Herramienta: ChatGPT o Claude. Un portfolio con historia vende más que solo fotos.
Redacta un texto de 120 palabras para mi portfolio sobre una boda/evento en [lugar y estación]: el reto del cliente, nuestra solución, tres detalles destacados (decoración, menú, momento especial) y el resultado. Estilo evocador y concreto, sin cursilería ni nombres reales (usa iniciales). Termina con una frase invitando a contactar
Pide permiso al cliente antes de publicar.
Ahorro estimado: 30 min por caso.
🔒 Calendario de contenidos de Instagram — en la guía PDF
🔒 Pies de foto para una boda o evento — en la guía PDF
🔒 Guion de reel de detrás de cámaras — en la guía PDF
🔒 Sección «Sobre mí» y respuestas a reseñas — en la guía PDF
Descarga la guía completa gratis
Con estas 23 tareas ya puedes recuperar varias horas a la semana sin cambiar tu forma de trabajar. Cada semana te envío por email una tarea nueva, un prompt probado y, cuando encaje de verdad, una herramienta recomendada (algunas con enlace de afiliado, siempre avisado). Puedes darte de baja cuando quieras.
Ojo con los datos personales
No pegues en la IA nombres, teléfonos, DNI ni datos de salud de tus clientes. Anonimiza antes de pegar y revisa siempre lo que te devuelve: la IA se equivoca y la responsabilidad es tuya.